organizacja imprez

Organizacja imprez – jak przygotować przyjęcie idealne?

Przygotowanie imprezy wymaga wielu przygotowań i może być prawdziwym wyzwaniem, zwłaszcza dla osób, które nie zajmowały się tym wcześniej. Jak wygląda profesjonalna organizacja imprez? Dlaczego warto korzystać ze wsparcia? Podpowiadamy!

Czym innym jest organizacja niewielkiego przyjęcia w domu, a czym innym przygotowanie imprezy dla większej liczby osób. Zazwyczaj wiąże się z koniecznością wynajęcia odpowiedniego lokalu, ustalenia menu. To jednak nie wszystko, o czym trzeba pomyśleć, planując event. Warto pamiętać, że pod tym pojęciem kryje się znacznie więcej – konferencje, szkolenia, warsztaty, bankiety, a nawet targi branżowe. Jakie są zasady przygotowywania takich wydarzeń? O co pytać organizatora? Jakie informacje mu przekazać?

Samodzielnie, czy z pomocą profesjonalistów?

Małe przyjęcia rodzinne czy spotkanie pracownicze w niewielkim gronie można urządzić samodzielnie. Przy mniejszej liczbie gości łatwiej przygotować plan uroczystości, ułożyć menu, czy zadbać o wyposażenie sali. Problem pojawia się, gdy ma to być duży event wymagający doskonałej logistyki. Tu z pomocą przychodzą firmy, których głównym zadaniem jest organizacja imprez.

Zanim jednak zgłosisz się po wsparcie, musisz odpowiedzieć na kilka najważniejszych pytań, określić:

  • cel i charakter spotkania;
  • miejsce organizacji spotkania;
  • preferencje co do serwowanego menu;
  • planowane dodatkowe atrakcje;
  • nocleg dla gości.

Z tak nakreślonym schematem imprezy, można już zacząć planowanie.

Organizacja imprez – sporządzanie planu uroczystości

W organizacji imprez najważniejszy jest konkretny plan, niezależnie od tego, czy ma to być bankiet, czy też szkolenie wyjazdowe. Musisz zdecydować się na odpowiednie miejsce, zwrócić uwagę na:

  • położenie i skomunikowanie z innymi rejonami Polski, czy danego miasta;
  • bazę noclegową, jeśli goście przybywają z daleka;
  • zaplecze gastronomiczne;
  • warunki – klimatyzowane pomieszczenia, cicha okolica, dodatkowe atrakcje (basen, SPA, park, zaplecze sportowe itp.).

Gdy już wiesz, gdzie ma odbyć się impreza, musisz pochylić się nad przygotowaniem harmonogramu spotkania. Wyznaczyć ramy czasowe oraz poszczególne wydarzenia – posiłki, wykłady, prelekcje, czas wolny. Warto w tym momencie pomyśleć również o zaproszeniu gości, przekazaniu im najważniejszych wiadomości na temat przyjęcia. Jeśli jest to większa inicjatywa, można zaplanować działania marketingowe, nagłośnić wydarzenie, pozyskać sponsorów.

Ważne menu, czyli co podać gościom?

Jeśli planujesz szkolenie, pomyśl o przerwach kawowych i lunchu. Jeśli to bankiet, wybierz jego formę, bo od niej będzie zależeć menu:

  • bankiet angielski – menu w formie bufetu z zimnymi przekąskami; goście częstują się sami;
  • bankiet zasiadany – podawane są ciepłe posiłki, a goście siedzą przy stolikach; konieczne jest pełna obsługa kelnerska;
  • bankiet amerykański – w bufecie goście znajdą dania ciepłe i zimne przekąski, jednak częstują się sami.

Menu nie może być jednostajne i jednolite, a organizator musi wziąć pod uwagę różne preferencje gości. Idealne menu zawiera zarówno potrawy wegańskie, jak i wegetariańskie czy bezglutenowe. Jeśli to możliwe warto wcześniej uzyskać informacje od gości, czy nie mają specjalnych życzeń co do posiłków. W zależności od charakteru uroczystości możesz pomyśleć o aperitifie – drobnych przekąsach i lampce szampana.

Organizacja imprez, czyli goście się nigdy nie nudzą

Przygotowując przyjęcie, czy kilkudniowe szkolenie, warto pomyśleć o dodatkowych atrakcjach. Oczywiście będą one inne w przypadku spotkań integracyjnych, gdzie uczestnicy zazwyczaj dobrze się znają, a inne, gdy goście są sobie obcy. Rozważ, czy najlepszym rozwiązaniem będzie możliwość skorzystania  z basenu, SPA, boisk i kortów, czy może impreza taneczna.

Zanim przystąpisz do organizowania imprezy, zastanów się, jaki cel chcesz osiągnąć i jakie środki sprawdzą się tu najbardziej. Musisz mieć dobry plan, a dopiero później zacząć wcielać go w życie. Na koniec przyjęcia podziękuj gościom za przybycie, spraw, by poczuli się wyjątkowo.

Leave a Comment

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.